QUID DE LA NUMÉRISATION DES DOSSIERS MÉDICAUX

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Depuis la loi n°2016-41 de janvier 2016 dite “de modernisation du système de santé” incitant les établissements à se regrouper en Groupement hospitaliers de territoire afin de mettre en place une stratégie commune de prise en charge du patient, la dématérialisation du dossier médical semble être devenue inévitable.

Et pour cause ; une telle dématérialisation présenterait de nombreux avantages, notamment en terme de gain d’espace, de temps et d’organisation.

 Quels sont les documents numérisables concernés  ?

En effet, la numérisation du dossier médical permettrait aux professionnels concernés par un dossier d’accéder directement audit dossier afin de prendre en charge plus facilement le patient.

Néanmoins, le processus de numérisation peut prendre du temps puisqu’il nécessite d’effectuer un véritable tri dans la patientèle : les patients actifs, inactifs, rassembler les dossiers dans leurs intégralité… Le processus de numérisation de l’intégralité de centaines de dossiers ainsi que leur tri méthodique nécessitent beaucoup de rigueur et tout ceci doit être anticipé.

L’article L. 1111-25 du Code de la santé publique vise les documents comportant des données de santé à caractère personnel produits, reçus ou conservés à l’occasion :

  • D’activité de prévention ;
  • De diagnostic ;
  • De soins ;
  • De compensation de handicap ;
  • De prévention de perte d’autonomie ;
  • Suivi social et médicosocial

Réalisés par :

  • Un établissement / service de santé ;
  • Un professionnel de santé ;
  • Un professionnel ou un organisme concourant à la prévention ou aux soins ;
  • Le service de santé des armées ;
  • Un professionnel du secteur médico- social ou social
  • Un établissement ou service social ou médico-social

Quid de la signature électronique ?

Elle doit également répondre aux conditions de l’article 1367 du Code civil. Il y aura présomption de fiabilité jusqu’à preuve du contraire.

 Focus sur certains actes

  • Actes de consentement ? une version originale doit être transmise par le patient au médecin, elle peut ensuite être copiée et numérisée néanmoins, nous vous conseillons de conserver l’originale.
  • Devis ? Même solution que la précédente, notamment en cas de dépassement des honoraires. Une copie papier signée du patient sera remise au praticien, à charge pour ce dernier de la numériser ou non.

La copie numérisée a-t-elle la même valeur que la copie papier ?

Sur ce point, le législateur est venu répondre par l’affirmative avec une ordonnance en date du 12 janvier 2017, laissant ainsi une marge de manœuvre large pour les professionnels (article L. 1111-27 CSP) :

 « Un document mentionné à l’article L. 1111-25 du présent code créé sous forme numérique a la même force probante qu’un document sur support papier lorsqu’il a été établi et conservé dans les conditions prévues à l’article 1366 du code civil. »

Cependant, s’il autorise expressément la destruction des originaux papiers pour une numérisation, c’est à la condition que la copie numérique soit fiable au sens de l’article 1379 du droit civil (art L. 1111-26 CSP) :

« Est présumée fiable jusqu’à preuve du contraire toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte, et dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d’État»

A la demande des personnes directement intéressées par ces documents, les professionnels, services, établissements et organismes mentionnés à l’article L. 1111-25 peuvent mettre en forme un document comportant des données de santé à caractère personnel à partir d’un ou plusieurs documents numériques existants sans en modifier le sens et le contenu, et dans le respect du secret médical et de la confidentialité des données collectées et traitées.

L’ordonnance du 12 janvier 2017 est venue fixer les conditions de numérisation :

Premièrement, le procédé de numérisation doit contenir un certain nombre d’informations relatives à l’identification et notamment la date de création de la copie. Aucune modification ne doit être apportée sur les documents et vous devez être en mesure d’en justifier.

Ensuite, la copie doit présenter des garanties de l’intégrité des données et l’identification de l’auteur : il est conseillé de faire appel à une autorité qualifiée de certificats électroniques afin d’obtenir un horodatage qualifié, un cachet électronique qualifié ou encore une signature électronique qualifiée.

La date de création du document doit être inscrite et ne doit pas être modifiable, afin d’éviter les amendements en cas de poursuites d’un médecin pour faute médicale.

Enfin, s’agissant des normes de conservation / d’archivage, il est conseillé de conserver l’archivage en respectant les normes ISO ou AFNOR (Norme NF Z42-026) afin d’éviter toute altération.

Si ces précautions ont été respectées, alors le document numérisé est présumé fiable jusqu’à preuve du contraire, donc c’est au patient de prouver le défaut d’intégrité.

En résumé :

  • Si le document était déjà sous forme numérique, pas de difficulté particulière
  • Si le document a été numérisé depuis une copie papier, il doit répondre aux conditions de la norme NF Z42-026

Focus : Les documents papiers peuvent ils être détruits après numérisation avant la fin du délai légal de conservation ?

L’article L. 1111-26 CSP alinéa 2 vous en donne expressément le droit mais seulement si une copie fiable a été réalisée. Si le document original relève du champ des archives publiques, alors l’autorisation de destruction est soumise au visa de l’administration des archives.

En résumé :

Aucune disposition légale ne vous oblige à conserver un double papier du dossier numérisé néanmoins, par soucis probatoire, il conviendra de s’assurer les copies numérisées sont bien fiables au sens de la loi.

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